前台行政人员年度工作总结

前台行政人员年度工作总结

2010年度工作总结

2010已经过去,不知不觉我已入司担任前台工作将近9个月,前台没有像公司业务、营销、财务等部门对公司发展所作的贡献大、直接,但公司既然设了这个岗位,领导必定认为有其存在的必要性。通过思考,我认为,不管哪一个岗位,不管从事哪一项工作,都是公司整体组织结构中的一部分,都是为了公司的总体目标而努力。在这9个月的时间里我在公司领导和同事的关心帮助下,顺利完成了相应的工作,当然也存在许多不足的地方需要改进,现将2010年的工作作以下总结。一、前台日常工作1、前台接待

接待人员是展现公司形象的第一人,从2010年4月入职至12月以来,我严格按照公司要求,热情对待每一位来访客户,并指引到相关办公室,对于上门推销的业务人员,礼貌相迎并把其留下的实用名片、宣传册整理归档,以便于以后工作的不时之需,近9个月来,共计接待用户达600人次左右。2、电话接听转接、传真复印及信件分发

认真接听任何来电,准确率达到98%;能够委婉并合理对待骚扰电话,提高工作效率;发传真时注意对方有无收到,是否完整清晰。复印时注意复印的资料完整否,避免复印资料缺漏。如有信件也及时交给了相关人员。3、临时事件处理

饮用水桶水发现不够时会及时叫大河人家送水。前台所需物品不够时,会及时申请购买如:纸巾、复印纸、一次性纸怀等。打印机没有墨时,会电话通知加墨业务人员加墨。办公电话费用快用完时,提前去营业厅预存。如果办公室内的物品坏了如:空调开关,卫生间灯,会及时打电话给国企物业,让物业师傅查看原因,需要自己买的设备自己买后让物业师傅安装;交换机考勤机故障问题直接联系商家售后解决,电话线路有问题求助电信局解决等。总之,遇到问题都会及时想办法解决。二、综合事务工作

1、房间、机票车票及生日蛋糕预订

项目部人员出差需要订车票或机票时我会及时联系票务,并持续跟踪直至车票送到公司,以免费影响到出差人员行程;到目前为止累计订票70张左右。对于来郑州出差需要订房间的领导或同事,订好房间后我会短信或电话给领导或同事确认酒店详细信息;还有就是员工生日蛋糕预订,预订前一天会我与员工确认时间,生日当天告诉王兰莹在OA上发生日祝福,2010年累计订生日蛋糕17个。2、文档归整及办事处资产登记

从项目部人员接手的培训资料、确认单都用档案袋分门别类的归整起来;办事处新购买的书籍会让张利先盖章,再进行编号,以便于资产管理,现办事处书籍累计已有37本;其它的办公设备(如笔记本、光驱、插座等)也都有详细登记,员工借用时也都依公司规定签名登记。3、考勤统计

每月25号之前从考勤机中导出考勤明细,不清楚的地方发邮件与大家核对,再进行统计汇总,都能够按时发给王兰莹。4、组织员工活动

每周三下午5点组织员工去农大活动,通过活动提高大家团队意识,并很好的锻炼了身体,近段天气较冷,愿意出去的活动人数也在减少,期间组织过一次乒乓球比赛,但效果是不是特别理想,这也是一方面以后需要改进的地方。三、其它工作

在完成本职工作的同时,也协助配合完成其它部门的工作。如协助软件项目部人员装订项目文档;协助营销部薛义明,与他一起给客户送礼品,制作标书等。在这个过程中自己同时也获得了一些新的知识。四、工作中的不足

1、采购办公用品时没有能够很好地计划,想得不够全面,只看到眼前缺的,这点需要自己以后多用心,多操心。

2、考勤统计过程中存在过失误,虽然当时已改正过来,没有造成大的影响,但是这也提醒了我细心的重要性,考勤做出来后,一定要仔细检查一遍,确认准确后再发出去,还有一些同类型的信件也是一样,发出去了有错误再修改重发很容易让别人认为你就是个粗心大意的人,虽然这种错误只是偶尔,但也一定要尽量避免。

3、临近冬天组织室外活动的效果很不好,中间也与张利商量一起在室内活动,给大家提供象棋、跳棋等适合室内玩的活动,并组织实施过,但是这样还是达不到户外运动的效果,对于触决这种情况的办法也还在考虑之中。五、2011年工作计划

1、提高自身的主动性及沟通能力,多用心,细心,各方面周全考虑,以便更好地完成工作。2、加强与公司各部门的沟通。了解公司的发展状况和各部门的工作内容,有了这些知识储

备,一方面能及时准确地回答客户的问题,准确地转接电话;或者在力所能及的范围内,简要回答客户的问题。

在过去的将近一年中,我特别要感谢张利对我的帮助,她热心耐心教我许多,也对我很信任,我为有这样的同事而感到荣幸,也为在这样一个优待员工的公司而骄傲,辞2010迎2011,现在已是新的一年,在这一年里我要脚踏实地,认真地完成自己的工作,为公司发展尽一份自己的绵薄之力!

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前台工作接待工作制度制定后勤工作招聘工作网络推广来电接听拜访记录会议相关制度制度建立考勤记录制作月度做通讯录联系物业快递结算库房管理档案管理传真招聘与打会协印工助招作聘电话招聘准备执行前台工作主要可以归纳总结如下:

一、接待工作

1、认真做好来电的接听与记录工作,对待来访电话要耐心听取、使用标准文明用语对答,不把自身情绪带入其中影响电话接听质量,对指定接听人的要及时转接到指定人员的分机上,对待骚扰电话应委婉拒绝劝道对方不要再次打来,对重要信息或指定接听人员未在的要及时记录(来电人姓名、公司、事由等)(附表一),努力提高实际操作中的工作效率,做好饮用水定制工作;

姓名张三电话接听记录电话来电事项回电人员133----询问报价李四备注表一电话接听记录

2、对来访人员的接待与指引,应做到文明有礼,让宾客有受到尊敬的感觉,询问清楚来访人的目的、要寻找见面的人员情况以及事项,做好信息登记工作(附表二),方便业务部门统计数据,把来访人员引导到公司会客地点(会议室)、请相应的人员接待并送上茶水;

姓名张三客户拜访记录电话拜访事项拜访人133----洽谈业务李四备注表二客户拜访记录

3、做好会议准备工作和会后清净工作,认真配合会议主持人,咨询来客的到访数量、时间,做好开会用品的准备和材料、器材的调试,客人来访时礼貌接待,指引到接待地点并做好登记记录,尽量使会议完满。二、制度建立与实施1、做每日考勤并记录,每天换取新的《出门登记表》如实登记员工外出情况,核实是否有虚假信息,如有意外不能回公司的要向上级领导请示,得到批准的要到登记表上签字证实,并确认回来时间,每天回收当天的《出门登记表》保存,用以月底考勤统计(附表三);

出门登记表姓名出门时间出门事项返回时间部门领导签字备注表三出门登记表2、做好每月的考勤工作,制定好《月度考勤表》,用U盘把指纹打卡机内的考勤数据导出,输入电脑作为考勤主要依据,辅以《出门登记表》的出门登记记录,作出准确全面的考勤记录,对出差、病假、事假等特殊情况除做记录外还有收取相关证明材料并填写记录,《月度考勤表》做好后打印两份提交行政部,行政主管审批签字后,提交总经理审批签字后,一份提交财务部做工资核算,一份提交行政部备案,此外所有当月《出门登记表》和相关证明材料收起存档(附表四);2012年8月份考勤统计明细表

00日期00000姓名备注12……3031总出勤天数313131迟到病假事假旷工备注张三李四王五√√√√√√√√√√√√√√√√√√表四月度考勤表3、严格遵守与执行公司的已有制度,并把已有制度做成电子文档上传公司内部网络,进行公示,通知所有员工执行,对于违反制度的要严格执行奖惩措施,做到不偏不坦,公正严明,对于严重危害公司的情况要上报总经理和行政部主管,请示处理决定;

4、做好各种已有文件制度的整理工作,分类归档建立电子文件备案、按照公司或部门要求和需要制作新的公司制度,提交行政部审批签字后,提交总经理审批签字后,在公司内部网络上公示执行,原件到行政部备案、归档保存,按类别、签发时间整理并作出制度名录方便查询。

三、后勤工作

1、做好仓库的管理工作,整理不同种类办公用品的数量,记录在册,统计办公用品的使用情况和用品的缺少数量,制作《办公用品申领表》(附表五)确定每月1号、15号统计每个部门的办公用品缺少情况并填写上报总经理和行政部、审核批准后联系办公用品供应商进行集体采购,完成采购验收后,把采购的办公用品登记存入库房,通知各部门领取自己申报的用品,签字确认后完成办公用品的领取工作,对平时领取要填写《办公用品领取表》,特殊物品或价值较高的电子设备等要单独填写《办公用品申请表》(附表六)上报批示,对不同物品按种类、使用频率和数量分别摆放、记录,做到心中有数,对于贵重物品的使用要及时记录,填写《办公用品借用表》(附表七);

办公用品申领表

申请部门序号名称数量申请时间申请人部门主管签字领取时间领取人签字备注表五办公用品申领表

办公用品领取表领取部门序号物品名称数量领取人领取时间领取部门备注领导签字表六办公用品申请表

办公用品借用表

序号物品名称数量借用时间借用人签字备注表七办公用品借用表2、做好公司的人员档案整理、管理工作,补充详细内容,按每部门、每人分别设立档案进行备案,在档案保管中要做到对员工的信息保密,认真核对档案信息真实性,对公司负责也对员工负责;

3、与物业保持良好沟通,保证各种基础设施的良好运转,出现问题及时通知物业,协商处理问题,工作能够正常运转;

4、传真、打印与信件(邮寄物品)接收工作,来传真时认真询问接收传真的人员,接收后及时转交相关部门或人员,做到不拖不欠、及时有效,对垃圾传真应坚决绝收,做好快递费的结算工作并建立长期友好的合作关系。当收到信件(邮寄物品)时要及时转交给相关人员,若相关人员不在要及时联系确定转交时间。打印时要分清文件的重要性,对于内部文件可以使用循环纸打印,打印出的文件要及时交予相应部门(人),当打印的份数多或来自不同部门时要分清文件的归属,及时分类整理;

5、及时更新通讯录,添加新员工的联系方式、删除离职员工的联系方式,把一些有用或常联系的人的联系方式添加进来进行标注,定期检查其中疏漏,打印成表格分发给每位员工,便于工作中各部门沟通联系,记录统计公司分机号码方便电话转接与内部员工联系;

6、对于公司下发的文件或制度要及时将文件或制度分发给各部门,做到公司发布的命令能够及时、准确的传达到位,不影响后续的工作。

7、照顾公司的植物,每天给植物浇水,定期施肥。四、招聘工作

1、协助做好招聘会招聘工作,准备充分招聘要用到的公司简介、面试单、个人简介及主要乘车路线等,提早到招聘会场,准备用品和整理面试区,面试时分析面试人是否具备应聘相应职位的能力和经验,分担主要招聘者的工作压力做好前期招聘;

2、通过网络与电话做招聘发现公司所需岗位的人才,做好面试邀约工作,协调公司面试人的面试约定时间,做好面试工作,为公司的人才储备与发展打好基础;

五、临时性工作

1、完成领导交待的各项临时性任务,对于限时任务要及时上报工作进展情况,让领导每时每刻都知道派发任务的进展情况,对该项工作能够做出准确的判断;2、与总经办沟通协助做好各项工作,使公司内部运转正常、快速。

六、网络推广

每天早上拿出半个小时时间,进行网络点击,查看公司排名记录后上报实际情况。行政工作

行政文件管理社保工作招聘工作Outlook公司宣传核实CRM中行动历制度建立各地区备案工程合同协调各任务单管理部门联系备案CRM制度人事档案销售制度管理劳务合同管理人员身份备案考勤制度管理招聘协助面试文化墙工程进度公示警句与考勤展示信息发布保管管理完善行政

一、文件管理

1.CRM制度保管完善:了解CRM制度所规定的详细内容,逐条理解透彻,对所有使用CRM系统的员

工下发通知单,在员工对规定不清的地方作出解释,对不能解决的问题及时上报,申请批示,尽可能快的解决问题;对文件管理保存过程中做到文件齐全,种类区分,对其中不全的要及时通知补齐(未签署或签署有误的要及时通知本人更正签署)(已建立单独文件夹进行整理)。

2.人事档案管理:建立健全的人事档案备案记录,对每个人专门设立在公司工作时期的详细记录,对员

工的入职、升迁、调岗、降职、离职等做详细的记录,对工资的调整,奖励、处罚信息等有关员工的信息做详细记录,编辑成册(已建立单独文件夹进行整理),对每一个人都设立一个在公司的终身编号。3.销售制度管理:做好制度的保存管理工作,对每个新规定都要进行扫描、上传和公示,通知所有销售

人员学习新规章制度,每人分发一份在最后签署姓名,表示遵守该规章制度,回收所有签过字的文件,分类保存,在保存时做到文件齐全,种类区分,对其中不全的要及时通知补齐(未签署或签署有误的要及时通知本人更正签署)(已建立单独文件夹进行整理)。

4.劳务合同管理:给每个新入职、接受过培训的员工及时签订就业劳务合同,就合同细节和新员工不明

白的地方作出解释,新员工如无任何异议则在双方自愿的前提下签订劳务合同,劳务合同签订后,合同签订双方需按劳务合同内容履行义务,对内勤和外勤分别签订相应的劳务合同,合同一式两份,一份员工自留,一份公司保存,存入员工档案;对已离职的员工保留其签署的劳务合同到合同期结束为止,不得提前销毁(已建立单独文件夹进行整理)。

5.人员身份备案:专门设立员工身份备案,在相关人员知晓的前提下,用作公司在特殊情况下,处理紧

急事务(已建立单独文件夹进行整理)。二、社保工作(仅限北京地区参保)

1.熟悉社保软件,了解相关的操作程序,对于两种参保方法要做到熟练、准确的操作,对于新政策,新

规定要做到心中有数;所有与社保相关的文件及材料要妥善保管,以备不时之需。

2.对于新参保人员,要求有拍照冲洗的一寸免冠白底照片2张,身份证复印件2张,医保指定定点医院

最少2个,最好有户口本复印件1张,方便填写个人资料;填写申报合格后,打印人员增减表和新参保人员信息表一式各两份,在申报成功的第二天,拿着所有资料去社保中心提交材料,等待审批合格后,领取医保临时卡,自己加盖公章;

3.对于已经参加过社保的人员曾员或减员,直接在网上申报即可,不需去社保中心办理;对已参加社保

单未领取正式卡的曾员人员,要携带人员增减表和新参保人员信息表一式各两份,在申报成功的第二天,到社保中心审核,领取医保临时卡,自己加盖公章;

4.对于社保医院的更换,持临时卡人员要在网上申报通过后,持原有的临时卡到社保中心换取新的临时

卡,对持正式卡人员,在网上申报通告后,第二天即可去申报的医院就医,无需在去社保中心办理,定点医院最多可选择五个包括至少一个社区医院,所选取的医院中三级甲等医院不需要填写但不括武警及解放军医院;

5.每个投保人员都有一张医保存折和正式卡,医保存折在投保后2个月可以领取,领取人需携带社保登

记证明原件和身份证原件于每周二、四去北京银行办理医保存折领取业务,领取完毕后,发给参保人并做记录,参保人需持本人身份证去北京银行激活存折,即可使用,医保正式卡由社保中心统一发放,发放时间一般在投保的3个月到半年之间,以邮寄信件的方式发放到单位,收到信件后要及时发放到个人手中并做好登记记录。

6.对于外地已上医保的要转到北京需要三、招聘工作

四、公司下发任务管理

1.建立Outlook任务单管理系统,及时把公司下发的任务单录入电脑,计算提醒时间,并在当天提醒当事人

五、协调各部门联系

六、企业文化制度建立

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